2. Wann wird das SEPA-Lastschriftverfahren eingesetzt?
Für das SEPA-Lastschriftverfahren (SEPA Direct Debit =SDD) gibt es – noch – keinen so genannten „Endtermin“, also der Stichtag, an dem die jeweiligen nationalen Lastschriftverfahren eingestellt werden und nur noch SDD möglich sind. Die Bankenwirtschaft plädiert für einen solchen Endtermin und favorisiert den 31.12.2012.

Die Konsequenzen des SDD sind erheblich: das Verfahren ist kostenintensiv – sowohl bei der Einführung als auch im laufenden Betrieb (jede einzelne Lastschrift wird kostenpflichtig sein und der Verwaltungsaufwand steigt). Nicht mehr bzw. nur mit hohen Sicherheitsstandards möglich sind: Einzugsermächtigungen per Telefon, Einzugsermächtigung per Homepage und Daueraufträge.

3. Welche sind die wichtigsten Unterschiede zum jetzigen Einzugsverfahren?

3.1 Doppelmandat statt Einzugsermächtigung
Alle neuen Lastschriften erfordern das so genannte Doppelmandat (der Zahlungspflichtige erteilt dem Zahlungs­empfänger und seiner Bank ein Mandat zum Lastschrifteinzug).

Doch was passiert mit den bereits existierenden Einzugsermächtigungen? Diese Frage ist – leider – immer noch nicht endgültig geklärt. Wünschenswert wäre eine „automatische Umwandlung“ der Einzugs­ermächtigungen in SEPA-Mandate, doch diese Lösung erfordert eine gesetzliche Verankerung, die bisher noch nicht erfolgt ist.

Diese Variante stellt den „Best Case“ dar. Strategisch vorbereiten sollten sich alle Organisationen besser auf den „Worst Case“ , d.h.: alle Spender, Förderer, Mitglieder etc., die eine Einzugsermächtigung erteilt haben, müssen ein neues, eigenhändig unterschriebenes Mandat erteilen. Dadurch besteht die Gefahr, dass die Organisationen viele Spender und Mitglieder verlieren. Vom deutschen Kreditgewerbe wurden Formulare (Kombimandate) entwickelt, die diese Umstellung erleichtern sollen. Je nachdem, ob es wiederkehrende oder einmalige Lastschriften sind, kommen unterschiedliche Kombimandate zum Einsatz (Download über die Homepage des Zentralen Kredit­ausschusses).

Jedes Mandat erhält eine eindeutige Mandatsreferenznummer, die nur für dieses Mandat verwendet werden darf. Mandate haben ein „Verfallsdatum“: werden sie 36 Monate nicht verwendet, verlieren sie ihre Gültigkeit.

3.2 Gläubiger Identifikationsnummer
Jeder Zahlungsempfänger, der Zahlungen per SEPA-Lastschriften abbuchen möchte, muss eine Gläubiger-ID (=Unique Creditor Identifier = UCI) online bei der Bundesbank beantragen (Download Antragsformulare).

3.3 Zahlungsavisierung (Pre-notification)
Bei Erst- und Einmallastschrift müssen die Zahler 14 Tage vorher entsprechend informiert werden; bei wiederkehrenden Lastschriften muss mindestens einmal jährliche über die Lastschrifttermine und Höhe der Belastung informiert werden.

3.4 Zahlungsablauf
Bei Erst-/ Einmal-Lastschriften müssen die (elektronischen) SEPA-Lastschriften mindestens fünf, bei wiederkehrenden mindestens zwei Arbeitstage vor dem Fälligkeitstermin vorliegen. Außerdem muss jeder einzelnen SEPA-Lastschrift auch das entsprechende Mandat (elektronisch) beigefügt sein.

3.5 Widerspruchsfristen
Der Zahlende kann bis acht Wochen seine Zahlung widerrufen (bisher sechs). Da sich die Wider­spruchsfristen ändern, müssen alle bisherigen Spender und Mitglieder mindestens 14 Tage vor der ersten SEPA-Lastschrift entsprechend informiert werden.

4. Wie bereiten sich Organisationen auf das SEPA-Lastschriftverfahren vor?
Alle Organisationen sollten ihre Strukturen und Arbeitsabläufe prüfen und systematisch mit den notwendigen Umstellungen bzw. Anpassungen beginnen. Hier die wichtigsten Schritte:

„SEPA-Organisations-interne-Checkliste“

1) SEPA-Beauftragter / SEPA-Projekt 
Ggf. ist es notwendig, eine SEPA-Strategie (Aktivitätenliste, Budget, Zeitplan, Ressourcen, etc.) zu erarbeiten. Ein SEPA-Beauftragter sollte benannt werden.

2) Analyse des Zahlungsverkehrs
Der aktuelle Zahlungsverkehr der Organisation mit Dienstleistern, Projektpartnern, etc. ist zu analysieren.

3) IBAN und BIC 
Alle eigenen Dokumente, Schreiben, Publikationen, etc. sollten mit IBAN (bisher: Kontonr.) und BIC (bisher: BLZ) ergänzt werden.

4) Pflege der Stammdaten 
Die Stammdaten von Dienstleistern, MitarbeiterInnen, Spendern, Mitglieder, etc. müssen um die jeweiligen IBAN und BIC ergänzt werden.

5) Liste der eigenen SEPA-Lastschriften
Es ist zu prüfen, welche Lastschriften die Organisation selbst nutzt, z.B. für Mietzahlungen (Büroräume), Strom-, Wasser-, Telefongebühren etc.

6) Prüfung der eingesetzten Softwareprodukte 
Liste der eingesetzten Software-Produkte; Prüfung, welche von SEPA betroffen sind (z.B. Buchhaltung, Personalwesen, Fundraising, Mitgliederverwaltung, Online-Banking, etc.); Klärung mit den jeweiligen Herstellern.

7) Personalbereich 
Je nach Größe der Organisation ist die separate Betrachtung des Bereichs „Personal“ sinnvoll.


5. Wie funktioniert das SEPA-Lastschriftverfahren für Spenden und Mitgliedsbeiträge?
Organisationen, die Spenden und/oder Mitgliedsbeiträge per Lastschrift einziehen, müssen einige Vorbereitungen treffen, die sie bereits heute in Angriff nehmen sollten:

„SEPA-Spendenlastschrift-Checkliste“

Vorbereitungen

1) UCI beantragen
Beantragung der Gläubiger-ID (=Unique Creditor Identifier = UCI) bei der Bundesbank; ohne UCI keine Bearbeitung der eingereichten Lastschriften.

2) Klärung mit der Hausbank
Die Organisation muss mit ihrer Hausbank einen Zusatzvertrag abschließen, der die Konditionen und die Einreichung der Lastschriften regelt.

3) Prüfung
Banking-Software Ist die Banking-Software fit für SEPA? Klärung mit dem Software-Hersteller; Details sind in so genannten Rulebooks geregelt.

4) Erarbeitung SEPA-Kommunikations-Strategie
Falls die existierenden Lastschrifteinzugsermächtigungen nicht automatisch umgewandelt werden, müssen alle Spender, Mitglieder etc. ein neues SEPA-Mandat erteilen. Organisationen müssen sich auf diesen „Worst Case“ strategisch vorbereiten.

5. Information
Mindestens 14 Tage vor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug, müssen die entsprechenden Spender, Mitglieder, etc. darüber informiert werden.

Durchführung

6) Erfassung der Mandate pro SEPA-Lastschrift
Bei jeder Lastschrifteinreichung müssen die gültigen Mandate 1:1 in der Banking-Software erfasst und übermittelt werden.

7) Avisierung (Pre-Notification)
Rechtzeitige Information der Spender und Mitglieder über den Lastschrift-Einzug (mindestens 14 Tage vorher bzw. mindestens einmal jährlich)

8) Vorlagefristen beachten
Bei Erst- und Einmal-Lastschriften muss die SEPA-Lastschrift mind. 5 , bei Folge-Lastschriften  mind. 2 Arbeitstage vor Fälligkeit vorliegen.

Alle Checklisten und weitere ausführliche Informationen zur SEPA-Einführung im Überblick finden Sie hier zum download!